Facturile, bonurile fiscale si chitantele pot fi emise si in forma electronica, potrivit Legii nr.260/2007 publicata in Monitorul Oficial din 27 iulie. Emitentii pot opta fie pentru facturarea pe format de hirtie, fie pentru cea electronica, in acest din urma caz fiind obligati sa garanteze autenticitatea, originea si integritatea continutului. In acest sens, Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei (ANRCTI) se angajeaza sa elaboreze, in termen de 90 de zile de la publicarea legii, reglementarile referitoare la normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica.
Factura electronica respecta formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului. Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor. In ceea ce priveste evidenta facturilor electronice, aceasta se va tine cu ajutorul unui registru electronic.
Anularea facturilor
Daca transmiterea unei facturi, a unui pachet de facturi sau a unui lot se face in conditii asemanatoare celor aplicate in prezent, nu acelasi lucru se poate spune si despre anularea documentelor electronice.
Astfel, potrivit art.12 din lege, "emitentul facturii in forma electronica si beneficiarul acesteia incheie un act juridic prin care se specifica anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective". Actul juridic, care se intocmeste in trei exemplare, trebuie sa contina seria si numarul fiecarei facturi anulate, data emiterii fiecarei facturi anulate, data transmiterii fiecarei facturi anulate, data anularii si semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul. Dupa ce anularea este operata in toate documentele care au avut la baza facturile respective, emitentul este obligat sa notifice MEF, mentionind toate datele de identificare ale facturilor si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.
Conditiile puse celor care emit facturi electronice
Extrem de importante sint, insa, aprobarile pe care trebuie sa le obtina o persoana care opteaza pentru emiterea facturilor electronice. Astfel, aceasta nu poate folosi decit un sistem informatic omologat de ANRCTI, care va verifica conformitatea acestora cu normele de securizare a informatiei prelucrate si arhivate.
Dupa verificare, ANRCTI emite, contra cost, un certificat de omologare a sistemului informatic, care poate fi retras in cazul in care se constata ca sistemul informatic nu mai indeplineste criteriile prevazute in normele de asigurare a informatiei prelucrate sau arhivate. Retragerea certificatului va fi comunicata MEF de catre ANRCTI, in termen de 15 zile.
Procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice, precum si cuantumul tarifului aferent emiterii certificatului n-au fost inca stabilite de catre aceste autoritati. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronic sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Notificari peste notificari
Orice modificare adusa sistemului informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor electronice trebuie anuntata ANRCTI cu cel putin 45 de zile inainte de data punerii in functiune, Autoritatea obligindu-se sa-si si dea sau nu avizul in maximum 30 de zile de cind a fost notificata.
De asemenea, emitentul facturii este obligat sa informeze si MEF, in termen de 24 de ore, asupra oricarei modificari survenite in legatura cu datele de identificare. Daca emitentul omite sau intirzie sa informeze autoritatile in privinta acestor aspecte, risca o amenda cuprinsa intre 500 si 5.000 lei.
Conversia facturilor si externalizarea serviciilor
Activitatile de emitere, transmitere a facturilor in forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor in forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decit emitentul de drept al facturii electronice, daca exista un contract valabil incheiat intre emitentul de drept al facturii electronice si un furnizor de servicii de emitere a acestora.
Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare. In ceea ce priveste conversia facturilor emise pe suport de hirtie in facturi electronice, aceasta se poate realiza, la cererea beneficiarului, numai dupa factura in original. "Factura in forma electronica rezultata dobindeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: “prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport de hirtie avind seria .... nr. .... din data de ...., emisa de .....” si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificind momentul conversiei, atit in cazul facturilor individuale, cit si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi".
Chitantele electronice si bonurile de la bancomate
Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului chitantei, care cuprinde marca temporala si semnatura electronica a emitentului chitantei, va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la MEF. Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia si utilizarea facturilor prevazute in prezenta lege sint aplicabile si chitantelor in forma electronica, cu exceptia acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sint aplicabile. In ceea ce priveste bonurile fiscale si cele emise de casele de marcat si de bancomatele bancare, in forma electronica, stocate la emitent, acestea au acelasi regim juridic ca si cele emise pe hirtie.
Amortizarea cheltuielilor
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sint amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sint amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepind cu data initierii investitiei, aprobata cu hotarirea administratorului, respectiv a Consiliului de Administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere.
Factura electronica respecta formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului. Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor. In ceea ce priveste evidenta facturilor electronice, aceasta se va tine cu ajutorul unui registru electronic.
Anularea facturilor
Daca transmiterea unei facturi, a unui pachet de facturi sau a unui lot se face in conditii asemanatoare celor aplicate in prezent, nu acelasi lucru se poate spune si despre anularea documentelor electronice.
Astfel, potrivit art.12 din lege, "emitentul facturii in forma electronica si beneficiarul acesteia incheie un act juridic prin care se specifica anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective". Actul juridic, care se intocmeste in trei exemplare, trebuie sa contina seria si numarul fiecarei facturi anulate, data emiterii fiecarei facturi anulate, data transmiterii fiecarei facturi anulate, data anularii si semnatura olografa a partilor si stampila, unde este cazul. Dupa ce anularea este operata in toate documentele care au avut la baza facturile respective, emitentul este obligat sa notifice MEF, mentionind toate datele de identificare ale facturilor si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.
Conditiile puse celor care emit facturi electronice
Extrem de importante sint, insa, aprobarile pe care trebuie sa le obtina o persoana care opteaza pentru emiterea facturilor electronice. Astfel, aceasta nu poate folosi decit un sistem informatic omologat de ANRCTI, care va verifica conformitatea acestora cu normele de securizare a informatiei prelucrate si arhivate.
Dupa verificare, ANRCTI emite, contra cost, un certificat de omologare a sistemului informatic, care poate fi retras in cazul in care se constata ca sistemul informatic nu mai indeplineste criteriile prevazute in normele de asigurare a informatiei prelucrate sau arhivate. Retragerea certificatului va fi comunicata MEF de catre ANRCTI, in termen de 15 zile.
Procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice, precum si cuantumul tarifului aferent emiterii certificatului n-au fost inca stabilite de catre aceste autoritati. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronic sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Notificari peste notificari
Orice modificare adusa sistemului informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor electronice trebuie anuntata ANRCTI cu cel putin 45 de zile inainte de data punerii in functiune, Autoritatea obligindu-se sa-si si dea sau nu avizul in maximum 30 de zile de cind a fost notificata.
De asemenea, emitentul facturii este obligat sa informeze si MEF, in termen de 24 de ore, asupra oricarei modificari survenite in legatura cu datele de identificare. Daca emitentul omite sau intirzie sa informeze autoritatile in privinta acestor aspecte, risca o amenda cuprinsa intre 500 si 5.000 lei.
Conversia facturilor si externalizarea serviciilor
Activitatile de emitere, transmitere a facturilor in forma electronica, precum si cele de arhivare a facturilor in forma electronica pot fi realizate si de catre alte persoane decit emitentul de drept al facturii electronice, daca exista un contract valabil incheiat intre emitentul de drept al facturii electronice si un furnizor de servicii de emitere a acestora.
Certificatul aferent semnaturii electronice a persoanelor care presteaza servicii de emitere, transmitere sau arhivare a facturilor in forma electronica va contine informatii privind calitatea de furnizor de servicii si datele sale de identificare. In ceea ce priveste conversia facturilor emise pe suport de hirtie in facturi electronice, aceasta se poate realiza, la cererea beneficiarului, numai dupa factura in original. "Factura in forma electronica rezultata dobindeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: “prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport de hirtie avind seria .... nr. .... din data de ...., emisa de .....” si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificind momentul conversiei, atit in cazul facturilor individuale, cit si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi".
Chitantele electronice si bonurile de la bancomate
Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului chitantei, care cuprinde marca temporala si semnatura electronica a emitentului chitantei, va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la MEF. Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia si utilizarea facturilor prevazute in prezenta lege sint aplicabile si chitantelor in forma electronica, cu exceptia acelor prevederi care din punct de vedere financiar-fiscal nu le sint aplicabile. In ceea ce priveste bonurile fiscale si cele emise de casele de marcat si de bancomatele bancare, in forma electronica, stocate la emitent, acestea au acelasi regim juridic ca si cele emise pe hirtie.
Amortizarea cheltuielilor
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sint amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.
Cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sint amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepind cu data initierii investitiei, aprobata cu hotarirea administratorului, respectiv a Consiliului de Administratie al persoanei care initiaza cheltuiala, iar in cazul persoanelor fizice, prin declaratie pe propria raspundere.
